Booksprint : la suite de mon expérience

Je continue le partage de mon expérience agile du booksprint Agile Rocket Guide à l’aide du Manifeste agile. Après un 1er article balayant les 3 premiers principes, je continue le voyage dans le manifeste.

Travailler en équipe

Communiquer avec les utilisateurs

Pendant ces 4 jours de booksprint, la durée des sprints varie entre 1 et 2 heures donc au plus toutes les 2 heures, nous nous synchronisons avec le reste de l’équipe et notamment Christophe qui est en quelque sorte le Product Owner, pour être sûr qu’on ne dérive pas sur le contenu.IMG_20161217_170732.jpg

Nous avons également le souci de communiquer le plus vite possible avec l’extérieur et certains de nos utilisateurs identifiés. Dès le début du 2ème jour, nous envoyons un mail à nos collègues de Goood! pour leur demander du feedback sur le contenu produit puisqu’ils sont représentés par nos personas Kouigna man le gooodien et Milouz le coach.

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Favoriser les interactions et le feedback

Le travail en équipe s’est aussi manifesté simplement lors de nos séances de binômage. Quand l’un de nous a besoin d’aide, quelqu’un vient l’aider et lui apporter un regard neuf.

Enfin les phases de relecture que nous avons incluses dans notre flux de travail nous ont permis d’avoir du feedback très rapide de certains utilisateurs (nous), avant même de livrer le produit fini.

Personnes motivées

Respecter les besoins de chacun

J’ai eu une baisse de motivation pendant le 2ème jour. Le rythme ne me convenait pas, tout allait trop vite, je n’arrivais pas à travailler efficacement avec mon binôme et je n’avais pas assez de temps pour écrire. La frustration montait et j’ai fini la journée un peu découragé.

Une discussion avec Olivier le dimanche m’a renforcé dans l’idée que nous n’avions pas tous le même rythme, les mêmes besoins, et que le rythme pouvait changer pour s’adapter au plus grand nombre, par expérimentations successives. J’ai proposé ce changement lors d’une de nos rétrospectives.

Le 3ème jour, nous avons décidé de faire des sprints d’écriture plus longs, et j’ai proposé de travailler en solo sur une partie sur laquelle je pouvais avancer seul.

Cette confiance du groupe et le respect de mes besoins, de mon style et de mon rythme, m’ont permis de me sentir enfin performant et efficace à partir du 3ème jour.

L’importance de l’environnement

Outre nos besoins personnels l’environnement de travail est important pour réussir notre mission. La maison de Christophe à Carnac est le lieu idéal 🙂

Nous avons la chance de pouvoir profiter d’un cadre idyllique pour nos pauses déjeuner et d’un endroit fermé et imprégné de l’ambiance booksprint nous permettant de nous plonger dans l’expérience sans retenue : une obeya pour nos points de synchronisation (la chambre de Christophe) et des espaces avec bureau, canapé, cheminée ou autre, pour que chacun puisse être à l’aise pour écrire, selon son humeur et le moment.

Communiquer en face à face

Des standups réguliers

L’enfermement dans une maison pendant 4 jours facilite la communication en face-à-face, certes 🙂

Dès le démarrage nous favorisons le binômage pour des sprints d’1 heure, et nous mettons en place un standup pour nous synchroniser tous les 5. Ces 15 minutes sont un moment privilégié pour partager l’avancement, avoir du feedback et remonter les problèmes sans attendre.

Malgré notre bonne connaissance du rituel et de ses pièges, nous avons d’emblée beaucoup de mal à respecter la timebox des 15 minutes : on essaie de régler les problèmes en live, il n’y a pas de facilitateur désigné… Nous remontons le problème assez rapidement (c’est tout l’intérêt des timebox) et jugeons que ces débordements ont beaucoup de valeur car nous sommes dans l’inconnu et avons un fort besoin de synchronisation.

En dehors des standups, j’ai expérimenté la difficulté à aller chercher la communication en face à face malgré notre proximité dans la maison. En effet, j’étais parfois tellement immergé dans l’écriture pendant ces sprints courts qu’il m’est arrivé d’oublier de me lever pour aller voir un collègue booksquetaire et lui poser des questions en direct.

Travailler à distance

Après 2 jours enfermés à 5, Greg nous quitte et nous devons expérimenter le travail à distance, un grand classique 🙂
On utilise des conversations vidéos pour les standups et Greg nous suit partout !

Les outils que nous avons utilisé étaient peu nombreux : Google Doc pour l’écriture, et Retrium, un outil proposé par Julien pour une séance de brainstorming le matin du 3ème jour, afin de définir le contenu approximatif des derniers modules.

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Brainstorming à distance en début de PI2

L’expérience du travail à distance s’est bien passée pour plusieurs raisons à mon avis :

  • Greg était le seul à distance, et de notre côté, il était représenté par un objet : souvent l’écran du portable d’Olivier pendant les points de synchro, parfois par un verre ou une assiette, selon le moment de la journée 🙂
  • On connaissait bien Greg
  • Greg était là au début de l’expérience pendant les 2 premiers jours, il a donc pu jauger l’ambiance, l’environnement, il était à distance mais en terrain connu

Je crois que si un de ces éléments avait manqué, l’expérience n’aurait pas été aussi riche et facile.

L’utilisation d’un outil électronique pour saisir nos idées lors du brainstorming a été efficace. Nous avons pourtant perdu un peu de temps pour du détail : tous noyés dans l’outil pour essayer de faire un truc, en perdant pendant quelques minutes la raison d’être de l’outil et l’objectif du booksprint.

Le produit opérationnel comme indicateur d’avancement

Visualiser le challenge

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Comme on le dit dans le guide pour une équipe, pour bien travailler ensemble, il faut commencer par voir ensemble à travers un management visuel permettant de visualiser le flux de valeur et le challenge.

Nous nous appliquons cette règle dans notre obeya (la chambre de Christophe) puisque nous affichons une fusée vide avec toutes les parties à remplir d’ici la fin des 4 jours.

Cette fusée est notre indicateur d’avancement principal. Nous visualisons ainsi l’avancement dans notre obeya à tout moment.

 

Les phases de relecture

IMG_20161219_122109.jpgNotre management visuel nous permet de visualiser le challenge comme un objectif à atteindre, mais également les différentes étapes définies au démarrage dans notre flux de valeur.

Nous décidons notamment de systématiser des relectures des différentes parties d’écriture terminées.

Ces phases de relectures sont nos boucles de rétroaction sur le contenu du guide et nous permettent d’utiliser le produit final et opérationnel à tout moment. C’est notre utilisation du produit lors des relectures qui est notre seul véritable indicateur d’avancement, un peu comme un testeur qui peut valider un logiciel fini après chaque développement d’une nouvelle fonctionnalité.

Rythme soutenable

A l’écoute du rythme de chacun

Pendant les 4 jours du booksprint, nous avons su adapter le nombre et la durée des sprints afin de respecter nos différents rythmes et de garder des moments de repos, de pause, d’escapade à la mer, de repas chaleureux.

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Un picnic en bord de mer

Mon ressenti

Nous avons fait attention aux rythmes de chacun et avons été capables de tenir 4 jours, mais franchement, ça aurait été difficile de tenir un jour de plus 🙂

Excellence technique et Simplicité

Rechercher l’excellence

Je ne suis pas écrivain et mes collègues pas beaucoup plus que moi et malgré cela, ce qui m’a marqué c’est l’émergence d’un style commun pendant ces 4 jours et un bon niveau technique d’écriture d’ensemble.

Ne sachant pas si nous devions parler à la 1ère ou 3ème personne du singulier, utiliser un ton narratif ou autre chose, nous avons pas mal hésité pour trouver quelque chose de convenable et commun. Lors des premières itérations nous avons donc porté une attention continue à cette « excellence » de l’écriture, trouver notre style en quelque sorte.

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Moi, écrivain ?

Faire compliqué c’est tentant

Nous avons parfois été tenté de faire compliqué, d’être très pointilleux sur certains détails d’écriture, notamment pendant les phases de relecture, bref : de passer beaucoup de temps à faire parfait !

Prioriser, prioriser, prioriser

Mais assez vite, grâce aux cycles courts et aux feedbacks bienveillants de nos collègues, nous nous sommes focalisés sur la chose qui avait le plus de valeur : le contenu, le fond, le texte. Cela nous a amené assez vite à laisser tomber les illustrations maison, les détails d’écriture, etc… Prioriser pour maximiser la valeur et « minimiser la quantité de travail inutile » comme dit le Manifeste 🙂

Équipe auto-organisée

Fixer le cadre pour expérimenter

Dans le cadre fixé par l’équipe (les sprints, quelques règles d’écriture) nous avons la liberté de nous organiser comme nous voulons à l’intérieur : travailler en binôme, ou seul, avec Christophe en facilitateur tournant entre les groupes, avec un binôme pour écrire des histoires marrantes, etc…

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Un 1er cadre pour expérimenter

Après une première expérimentation du Planning de début d’itération, nous avons par exemple constaté que ce rituel ne nous était pas utile car nous n’avions pas à nous engager sur le contenu. Nous nous sommes adaptés et l’avons annulé dans les itérations suivantes.

Emergence

Ce cadre pour expérimenter nous permet aussi de favoriser l’émergence de rôles bien particuliers dans l’équipe, des espèces de spécialistes :

  • Greg et Julien sont plus à l’aise dans l’échange, le travail en équipe et la créativité pour produire des histoires
  • Olivier et moi avons besoin de temps pour écrire en isolation
  • Christophe porte la vision globale, il est le capitaine de l’Agile Rocket et navigue entre les groupes pour apporter son aide et donner la vision
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Greg et Julien racontent des histoires
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Olivier écrit seul
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Christophe le capitaine navigue entre les groupes

Autre exemple de rôles émergents à la fin des 2 premiers jours : Julien et moi, fatigués, décidons de travailler sur le programme du second incrément pendant qu’Olivier et Christophe continuent à écrire.

Plus d’engagement et de motivation !

La liberté d’essayer de nouvelles combinaisons d’écrivains a été pour moi génératrice de motivation.

Même fatigué en fin de 2ème journée, j’ai pu me sentir dans l’expérience et utile en préparant la suite. Et c’était une décision d’équipe, je n’étais pas seul !

Introspection régulière

Des rétrospectives régulières

A la fin de chaque sprint, nous instaurons une rétrospective pour partager nos ressentis et trouver des façons d’améliorer notre fonctionnement. C’est aussi un moyen pour nous de corriger ce qui ne fonctionne pas bien et de renforcer nos points forts.

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Changements de rôles au gré des spécialisations, des humeurs ou de la forme du moment, suppression d’un planning inutile, changement des rythmes de travail ont été autant de nouvelles expérimentations décidées lors de nos introspections régulières.

Merci les booksquetaires !

Avec le manifeste agile comme grille de lecture, il n’y a plus de doute : le booksprint Agile Rocket était une véritable expérience agile bien condensée comme je n’ai plus beaucoup l’occasion d’en vivre, et qui me rappelle pourquoi j’aime ça et pourquoi c’est difficile aussi pour les équipes que j’accompagne 🙂

Mais en tout cas une expérience agile, c’est avant tout une aventure humaine, avec 4 super collègues, merci les booksquetaires !

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